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• Avisar al comenzar la reunión de la duración de la misma. Mantener a la vista de todos, un reloj o un sistema que permita controlar el tiempo restante.
• Mantener una política de tolerancia cero a los que no asisten puntuales a la reunión. “Castigar” de una manera poco dolorosa pero que humille ligeramente al tardón.
• Establecer un orden del día con todos los puntos muy claros. Si surgen temas distintos, tratarlos en ese momento si son cortos y volver al orden del día. En caso de necesitar mas detalle esos puntos, dejarlos para el final y liberar al resto de participantes de la reunión o establecer mecanismos de control en paralelo de dichas reuniones.
• Si hay gente muy pesada hablando, establecer tiempos máximos o mecanismos para que no se extiendan. Es muy importante no dar muchas vueltas y contar las cosas directamente de la forma mas clara posible
• Fuera los juguetes: No teléfono, no mirar el correo compulsivamente, no se admiten pdas..
• Programa la reunión a primera hora de la mañana, así todo el mundo estará mas fresco y con las ideas claras, con mas iniciativa de hacer cosas durante el día.
• Realizar reuniones en salas bien acondicionadas: calor excesivo amuerma rápidamente y el frío provoca malestar entre la gente.
• Propicia que los asistentes lleven medios para apuntar las notas y temas hablados durante la reunión. Todo lo no escrito se olvida y es susceptible de futuras discusiones.
• Circular con suficiente tiempo la convocatoria de reunión y el orden del día.

Esto es una traducción libre y adaptada del listado 9 Tips for Shorter and Better Meetings. He cambiado algunos puntos como he querido y pienso que deberían ser.

Después de muchas horas perdidas en reuniones, tanto a primera hora del día como hasta casi la cena, pienso que cualquier reunión de mas de 1 hora, haya la gente que haya es mas que suficiente, a partir de ahí todo el mundo comienza a distraerse y se despista el objetivo de la reunión.

Si en una reunión hay muchísima gente es que no se está gestionando bien, es mejor hacer grupos de trabajo con participantes en las reuniones mas reducidos, donde no haya intimidación para hablar por un gran foro de gente y se propicie el intercambio de ideas.

[Este post se ha parido mentalmente en una reunión de mas de 3 absurdas horas girando sobre el mismo tema continuamente. Al volver a mi puesto de trabajo, solo tenía ganas de irme a comer y al salir volver a mi casa, y ahora por circunstancias de la vida solo pienso en la cantidad de cosas pendientes por hacer mañana].